طراحی الگوی استفاده از تصویربرداری اسناد برای نگهداری مدارک پزشکی

نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسندگان

1 استادیار گروه مدیریت اطلاعات سلامت.گروه مدیریت اطلاعات سلامت، دانشکده پیراپزشکی، دانشکده پیراپزشکی دانشگاه علوم پزشکی جندی شاپور اهواز، اهواز، ایران.

2 مربی گروه فناوری اطلاعات سلامت.گروه مدیریت اطلاعات سلامت، دانشکده پیراپزشکی، دانشکده پیراپزشکی دانشگاه علوم پزشکی جندی شاپور اهواز، اهواز، ایران.

3 استادیار گروه مدیریت اطلاعات سلامت.گروه گروه مدیریت اطلاعات سلامت، دانشکده مدیریت و اطلاع رسانی پزشکی، دانشکده پیراپزشکی دانشگاه علوم پزشکی تبریز، تبریز، ایران.‏

4 کارشناس مدارک پزشکی.معاونت درمان دانشگاه علوم پزشکی جندی شاپور اهواز، اهواز، ایران.‏

10.22118/jsmj.2018.73401

چکیده

زمینه و هدف: در یک دهه اخیر، نگهداری الکترونیکی مدارک پزشکی کاغذی بیماران با استفاده از شیوه تصویربرداری اسناد، به‌شدت مورد توجه بیمارستان‌های ایران قرارگرفته است. اما راهنما یا دستورالعمل مشخصی برای بیمارستان های کشور در خصوص استفاده از این روش وجود ندارد. لذا هدف از این مطالعه طراحی الگوی استفاده از تصویربرداری اسناد برای نگهداری مدارک پزشکی در بیمارستان‌ها بود.
روش بررسی: این پژوهش یک مطالعه توصیفی مقطعی بود، که در سال های 96-91 و دو مرحله انجام گرفته است. در مرحله اول  وضعیت استفاده از شیوه تصویربرداری اسناد در هشت بیمارستان در استان خوزستان بررسی گردید. ابزار مطالعه چک لیست و داده ها با مراجعه حضوری به بیمارستان ها جمع آوری گردیدند. در مرحله دوم الگوی برای استفاده از تصویربرداری اسناد برای نگهداری مدارک پزشکی پیشنهاد گردید. این الگو در قالب یک پرسشنامه در اختیار 25 نفر از خبرگان موضوعی قرار گرفت. اعتبار الگوی پیشنهادی طی دو راند به روش دلفی تایید گردید. در هر دو مرحله از روش‌های آمار توصیفی برای تحلیل داده ها استفاده گردید.
یافته‌ها: نتایج مرحله اول نشان داد که بیشتر بیمارستان‌ها رویکردی آرشیوی به تصویربرداری اسناد داشته و بیشتر از این روش برای نگهداری پرونده‌های بیماران بستری استفاده می‌کردند. تمامی بیمارستان‌ها برای نمایه و اسکن پرونده ها از نرم افزارهای تصویربرداری اسناد استفاده می کردند. در مرحله دوم مطالعه در دو راند دلفی،  در مجموع 129 مؤلفه برای الگوی نهایی استفاده از تصویربرداری اسناد، به تائید خبرگان رسید. الگوی نهایی شامل چهار بخش اصلی، برنامه‌ریزی برای پیاده­سازی تصویربرداری اسناد، حداقل قابلیت‌های نرم‌افزار تصویربرداری اسناد، حداقل الزامات فرایند تصویربرداری اسناد و اجرای تصویربرداری اسناد در بخش مدارک پزشکی، بود.
نتیجه‌ گیری: الگوی ارائه شده در مطالعه حاضر می تواند به بیمارستان ها، شرکت های ارائه دهنده خدمات تصویربرداری اسناد، کارشناسان اسناد و مدیریت اطلاعات سلامت برای استفاده از روش تصویربرداری اسناد کمک کند.

کلیدواژه‌ها


1-Ghazi-saidi M, Safdari R, Davarpanah MR‎. health information management. Tehran: Mirmah; 2005.

2-Moghaddasi H, Sheikhtaheri A. Organizational chart of health information management department, presented a new pattern for hospital of Iran. Payesh. 2008;7(2):129-40.

3-Daniali A, Keshtkaran a‎. ‎Health Information Management: From design to operation‎. Shiraz: Publications of Shiraz University of medical sciences‎; 2000.

4-Davis N, LaCour M. Introduction to health information technology: Saunders WB Co; 2001.

5-            Mohammadi A, Kameli ME, Kamkar HM, Amini MK. A survey on the status of the application of document imaging for storage medical records of ‎hospitals in Iran, 2013‎. Journal of clinical research in paramedical sciences. 2015;4(1):63-70.

6-            Kameli ME, Kamkar- haghighi M, Parvan M, Zarei J. The medical records maintenance in hospitals of Iran: A national survey. Journal of healthcare management. 2014;5(2):25-33.

7-            Zarei J. Compare electronic medical record filing with traditional approach in hospitals in ‎selected cities and submit appropriate framework.[Thesis]‎. Isfahan University of Medical‏ ‏Sciences, 2010.

8-Zarei J, Biglar M, Chatrouz A, Nikkhah S, Amini M. Document management in healthcare. Tehran‎: Tabdis; 2013.

9-Ahmadi M, Samadbeik M, Birjandi M. Survey of the medical records filing in the teaching hospitals of Lorestan univercity of medical sciences in 2009. Yafteh. 2009;11(3):73-83.

10-Davari- doulatabadi N, Shahi M. Medical record sections in Hormozgan University of Medical Sciences affiliated Hospitals. 2005.

11-Azizi A, Torabipour A, Safari S, Mohhamadi A, Kheirollahi J, Shojaei Baghini M. Assessment of Medical Records Department Performance in Kermanshah Educational Hospitals 2007 Iran. Journal of Health Administration. 2009;12(37):17-22.

12- Ajami S, Tavakoli-Moghadam O. A Comparative Study on Health Information Management System with Standards in Ayatolah-Kashani Hospital in Isfahan, Iran. Health Information Management. 2006;1(3):63-71.

13-Davari-doulatabadi N, Shahi M, Tavasoli-farahi M. Effects of environmental factors on medical files kept in the hospitals affiliated to Hormozgan University of Medical ‎Sciences, 2004‎. Hormozgan Medical journals ‎. 2006;10(3):279-83.

14-Zarei J, Saghaiannejad-isfahani S, Ajami S, Saidbakhsh S. Electronic Storage as a Step towards Reducing Costs: An Investigation into the Use of Document Imaging in Medical Records Department. Journal of health accounting. 2013;1(2).

15- Zarei J, Mohammadi A, Kameli ME, Kamkar HM, Amini MK. A survey on the status of the application of document imaging for storage medical records of hospitals in Iran, 2013‎. Journal of clinical research in paramedical sciences. 2015;4(1):63-70.

16-Carter JH. Electronic medical records: a guide for clinicians and administrators: ACP Press; 2001.

17-McAuley E, Unnithan C, Karamzalis S. Implementing scanned medical record systems in Australia: a structured case study on envisioned changes to elective admissions process in a Victorian hospital. International Journal of E-Adoption (IJEA). 2012;4(4):29-54.

18-Floyd A. Medical Record Scanning Project, Bathurst Base Hospital, Greater West Area Health Service (NSW): a health information management perspective. Health Information Management Journal. 2010;90(1):56.

19-Waegemann CP. Spotlight on healthcare: document imaging in healthcare: one piece of the puzzle in creating electronic patient record systems. Inform. 2000;14(1):8-10.

20-Liette E, Meyers C, Olenik K. Is document imaging the right choice for your organization? Journal of AHIMA. 2008;79(11):58-60.

21-Schmidt RA, Simmons K, Grimm EE, Middlebrooks M, Changchien R. Integration of Scanned Document Management With the Anatomic Pathology Laboratory Information System: Analysis of Benefits. American Journal of Clinical Pathology. 2006;126(5):678–83.

22-West S. Need versus cost: understanding EHR data migration options. The Journal of medical practice management: MPM. 2013;29(3):181-83.

23-Rhodes HB, Dougherty M. Document imaging as a bridge to the EHR. Journal of AHIMA. 2003;74(6):‎56A-G‎.

24-Rogoski R. Paperless strategies rely on document imaging. Document imaging provides a bridge to the paperless hospital. Healthcare informatics: the business magazine for information and communication systems. 2011;28(1):24.

25-Ngulube P. Cost analysis and the effective management of records throughout their life cycle. Journal of the South African Society of Archivists. 2011;44:3-18.

26-Saghaiannejad-Isfahani S, Zarei J, Ajami S, Saidbakhsh S. The Status of Computerized Medical Records in Selected Hospitals of Ahvaz, Isfahan and Shiraz. Health Information Management. 2012;8(6).

27- Farrell K, Lute J. Document-management technology and acquisitions workflow: A case study in invoice processing. Information technology and libraries. 2005;24(3):117-22.

28-Jangi M, Azizi A, Kamali Yousef Abad M, Tara SM. Systematic Design of the Minimum Data Set Storage: An Essential Need to Create Purposed for Archiving. Journal of Health and Biomedical Informatics. 2015;1(2):113-21. eng.